Cuando se trata gestión documental, tradicionalmente las empresas se enfrentan al dilema de si escáner un documento será suficiente o si realmente existe una diferencia substancial con la digitalización de contenidos.

Lo cierto es que, aunque en teoría parece lo mismo, en la práctica no lo es ya que la automatización global de los procesos del negocio es la clave para alcanzar la transformación digital integral que requieren las organizaciones para crecer en su sector y ocupar puestos de relevancia.

Mientras que en el caso del escaneo de documentos la acción se reduce a solo almacenar las imágenes obtenidas, la tecnología de digitalización dota de inteligencia al negocio, con la incorporación de herramientas que permiten tanto el acceso a los datos estratégicos para la operación, como el análisis en los aspectos esenciales para el negocio. Esto genera integración y predictibilidad al negocio, permitiendo a las empresas alcanzan un nivel superior en su estrategia competitiva. 

Es en este punto donde, contar con soluciones de automatización de última generación brinda a las organizaciones –sin importar su tamaño ni vertical de acción- un ecosistema digital compuesto por escáneres profesionales y soluciones de captura inteligente de la  información que otorgan un mayor conocimiento al negocio y sus distintas áreas,  simplificando procesos empresariales, pero también abriendo la puerta para dar paso a esquemas de inteligencia artificial, seguridad de la información, almacenamiento en la nube, captura distribuida y modelos de Software como Servicio (SaS).

“Estamos convencidos de que el mundo después de la pandemia no es el mismo y si bien es cierto todos vivimos un tema de salud a nivel global, lo cierto es que ese periodo de 2 años también sirvió para impulsar modelos de trabajo remoto, digitalización y automatización de procesos que hasta hace tiempo no pasaban de ser iniciativas corporativas que pocos ponían en marcha”, comenta Sandra Gálvez, Marketing Latam Manager en Kodak Alaris.

“En este sentido, para los siguientes meses de 2023, se percibe una creciente tendencia de las empresas en Latinoamérica a destinar recursos en la adopción de nuevas tecnologías que les ayuden dejar de lado el escaneo y por otra parte adoptar soluciones de digitalización que les impriman una mayor competitividad en su vertical de acción”.

Según el reporte de IDC ‘Roadmap Forum Latin America 2023’, se espera para los próximos 12 meses, que más del 30% de las empresas en la región mantengan sus inversiones en la adopción de nuevas tecnologías, mientas que cerca del 25% planea acelerar sus inversiones en este rubro.

Para la compañía especializada en soluciones integrales para la captura y análisis inteligente de información, entre las principales ventajas que trae el digitalizar se destacan:

  • Mejor acceso a la información proporcionará
  • Reducción de costos de consumibles. 
  • Reducción en el tiempo de búsqueda de un documento que antes era físico.
  • Automatización de procesos.
  • Captura distribuida y desde cualquier punto geográfico.
  • Seguridad en la información haciendo llegar ésta solo a las áreas que tiene relación con ella.
  • Disminución en más del 50% de los costos de almacenamiento de documentos físicos.

Digitalización como factor estratégico en los objetivos de sustentabilidad de las organizaciones. El cambio hacia una empresa más atenta a la sociedad y al medio ambiente generó un conjunto de pautas de inversión corporativa denominado criterios ambientales, sociales y de gobernanza (ESG). De acuerdo con  los resultados de una encuesta realizada por KPMG en 2020, el 96% de las 250 empresas más grandes del mundo (el G250) ya realizan informes sobre su desempeño en términos de sostenibilidad, mediante diversas métricas.

Una ruta clara para alcanzar el éxito. Dentro del proceso y la estrategia de transformación digital, es importante subrayar que no se trata solo de lograr la captura a través de soluciones integrales, sino que resulta indispensable tener claro los objetivos de hacia dónde va esa información, quien la recibe y qué se espera hagan con ella las diferentes áreas de la empresas. Una vez determinado esto, la velocidad, precisión y rentabilidad llegarán de manera automática, beneficiando tanto al equipo de trabajo como a la relación que la organización tenga con proveedores y clientes.